Privacybeleid | Vastgoed Svena

Privacy en cookie policy Vastgoed Svena

Deze verklaring is als volgt opgebouwd:

I. Inleiding

II. Wie is de verantwoordelijke voor de verwerking ?

III. Welke categorieën van persoonsgegevens worden door Vastgoed Svena verwerkt ?

IV. Voor welke doeleinden verwerkt Vastgoed Svena uw persoonsgegevens ?

1. Wettelijke verplichtingen

2. Contractuele relaties tussen Vastgoed Svena en u als klant

3. Gerechtvaardigde belangen van Vastgoed Svena

4. Specifiek gerechtvaardigd belang van Vastgoed Svena : direct marketing doeleinde

5. Uw toestemming voor het verzenden van elektronische communicatie

6. Categorieën en verwerkingdoelen opgelijst

V. Met wie deelt Vastgoed Svena uw persoonsgegevens ?

1. Persoonsgegevens binnen Vastgoed Svena

2. Persoonsgegevens buiten Vastgoed Svena

3. Overdracht van persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER)

VI. Hoe lang worden uw persoonsgegevens bewaard ?

VII. Beveiliging van uw persoonsgegevens

VIII. Wat zijn uw rechten bij het verwerken van uw persoonsgegevens ?

1. Recht van inzage, rectificatie, wissing, overdraagbaarheid van gegevens en van bezwaar

2. Recht van bezwaar tegen direct marketing

3. Recht om een klacht in te dienen

IX. Cookies

I. Inleiding

1. In deze verklaring wordt uitgelegd hoe Vastgoed Svena (hierna ook ‘Wij’) persoonsgegevens verzamelt, gebruikt en bewaart die betrekking hebben op haar klanten en alle personen die met Vastgoed Svena in contact staan (bvb. door het bezoeken van onze website of door het stellen van vragen via e-mail of telefoon) (hierna ‘u’ of ‘de gebruiker’).

2. Onder Vastgoed Svena wordt verstaan Vastgoed Svena bvba, Onkerzelestraat 272, 9500 Geraardsbergen.

3. Onder persoonsgegevens (hierna: ‘gegevens’) wordt elke vorm van informatie verstaan die u toelaat om uzelf direct of indirect als een natuurlijke persoon te identificeren.

4. Vastgoed Svena hecht veel belang aan de bescherming van gegevens en respecteert uw persoonlijke levenssfeer. Vastgoed Svena behandelt en beschermt uw gegevens dan ook op een rechtmatige, behoorlijke en transparante wijze.

Bij de verwerking van uw gegevens leeft Vastgoed Svena evident de wet na, momenteel de Belgische wet van 8 december 1992 en de Europese verordening nr. 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de gegevensbescherming (beter bekend als ‘GDPR’ of ‘AVG’) of enig ander wetgevingsbesluit die deze wijzigt.

Meer informatie over gegevensbescherming kunt u verkrijgen bij de Belgische Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, vanaf 25 mei 2018 de Gegevensbeschermingsautoriteit genoemd.

5. Wij nodigen u uit om deze verklaring zorgvuldig te lezen zodat u het beleid van Vastgoed Svena op dit gebied kent en begrijpt.

Deze verklaring wordt regelmatig bijgewerkt. De meest recente versie van de verklaring is beschikbaar op onze website. Wij zullen u op de hoogte brengen via de gebruikelijke communicatiekanalen indien er belangrijke wijzigingen zijn aangebracht.

II. Wie is de verantwoordelijke voor de verwerking ?

6. Vastgoed Svena is de verantwoordelijke voor de verwerking van uw gegevens.

7. Vastgoed Svena is dan ook uw gesprekspartner en is diegene die ten aanzien van de regelgevende instanties verantwoording dient af te leggen aangaande de verwerking van uw gegevens. Vastgoed Svena bepaalt de doeleinden waarvoor uw gegevens worden verwerkt alsook de rechten die u heeft m.b.t. uw gegevens.

8. U kunt contact opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming (‘DPO’) door een schrijven aan ons kantoor : Vastgoed Svena bvba, Onkerzelestraat 272, 9500 Geraardsbergen, of door een e-mail te sturen naar : info@svena.be.

9. Vastgoed Svena kan beroep doen op gespecialiseerde dienstverleners om uw gegevens namens Vastgoed Svena en volgens de instructies van Vastgoed Svena te verwerken in overeenstemming met deze verklaring. Enkel de strikt noodzakelijke gegevens zullen aan deze ondernemingen worden doorgegeven (hierna de ‘verwerkers van Vastgoed Svena’ genoemd).

III. Welke categorieën van persoonsgegevens worden door Vastgoed Svena verwerkt?

10. Vastgoed Svena kan gegevens en informatie verwerken die door u of door derden worden verstrekt, voor zover dit nodig of nuttig is voor de werking van Vastgoed Svena.

Om u hierover het best mogelijk te informeren, geeft deze verklaring eerst een overzicht van de categorieën van gegevens die kunnen worden verwerkt (dit overzicht is niet-limitatief en er kunnen dus andere persoonsgegevens worden verwerkt indien hiertoe de noodzaak blijkt). Hierbij wordt de context aangegeven waarin Vastgoed Svena deze gegevens verkrijgt of verwerkt. Deze tabel moet samen gelezen worden met de beschrijving van de doeleinden waarvoor Vastgoed Svena de gegevens verwerkt.

1/ Identiteitsgegevens van de klant /opdrachtgever (verkoper of verhuurder)

Voorbeelden: Identiteitsgegevens van de kandidaat - koper of huurder, beleggers

Context: Naam, adres, plaats en datum van geboorte, nationaliteit, vast of mobiel telefoonnummer en het e-mailadres. Deze gegevens worden door u verstrekt en verwerkt wanneer u inlichtingen aanvraagt, of u registreert om de diensten van Vastgoed Svena (online) te gebruiken, voor elke identificatie of gebruik. Deze gegevens kunnen onder meer door het inlezen van uw identiteitskaart worden verkregen.

2/ Gegevens over het onroerend goed van de klant / opdrachtgever (verkoper of verhuurder)

Voorbeelden: Eigendomstitel, stedenbouwkundig uittreksel, bodemattest, keuringsattest van de elektrische installatie, EPC attest, informatie over de overstromingsgevoeligheid, postinterventiedossier, informatie over de erfgoedwaarde.

Context: Deze gegevens worden door u verstrekt, dan wel in uw opdracht door Vastgoed Svena opgevraagd bij de overheid of technische experten.

3/ Gegevens van kandidaat - huurder/koper die verband houden met een (mogelijk) voorstel van verhuurcontract of onderhandse verkoopovereenkomst.

Voorbeelden: Informatie over beroep en werkgelegenheid, solvabiliteit, gezinssituatie, loon etc.

Context: Deze gegevens worden verzameld met behulp van formulieren en contracten die u op uw verzoek invult.

4/ Aanvullende gegevens voor het sluiten van een huurovereenkomst of onderhandse verkoopovereenkomst.

Voorbeelden: Rijksregisternummer.

Context: Deze gegevens worden door u verstrekt. Het nationaal rijksregisternummer wordt alleen gebruikt in de gevallen waarin de wet voorziet of vereist.

5/ Gegevens van mede-eigenaars (of hun huurders).

Voorbeelden: Naam, adres, plaats en datum van geboorte, nationaliteit, vast of mobiel telefoonnummer en het e-mailadres.

Context: Deze gegevens worden door u als mede-eigenaar verstrekt aan Vastgoed Svena wanneer Vastgoed Svena de functie van syndicus uitoefent

6/ Gegevens die verband houden met de uitvoering van de dienstverlening van syndicus.

Voorbeelden: Betalingsverrichtingen, inclusief namen en rekeningnummers, communicatie en referenties, kaartnummers, etc.

Context: Deze gegevens hebben betrekking op uw verrichtingen als mede-eigenaar die door de syndicus worden gecoördineerd.

7/ Gegevens over de verrichtingen van Vastgoed Svena met u.

Voorbeelden: De informatie in verband met uw contacten met Vastgoed Svena, per telefoon, e-mail, fax enz. en uw interacties op de webpagina’s aangaande Vastgoed Svena, haar diensten of haar partners, op sociale netwerken enz.

Context: Deze gegevens komen van contacten van welke aard ook tussen u en Vastgoed Svena (bij ontmoetingen of evenementen, abonnement op een nieuwsbrief, sociale netwerken etc.).

8/ Gegevens over het gedrag en voorkeuren van de klant.

Voorbeelden: Informatie over uw gedrag en voorkeuren met betrekking tot het gebruik van communicatie- en relatiekanalen, informatie over uw persoonlijke keuzes en levensstijl, privé of professioneel projecten, hobby’s etc.

Context: Deze gegevens zijn het gevolg van keuzes die u hebt geuit of analyses die door Vastgoed Svena zijn uitgevoerd in overeenstemming met deze verklaring en haar wettelijke verplichtingen.

9/ Cookies

Voorbeelden: Gegevens over klik-en kijkgedrag van de gebruiker, devices van de gebruiker, IP-adres, type internet-browser, type operating system of voorkeuren.

Context: Bepaalde informatie wordt verzameld door middel van cookies. Meer hierover in artikel IX.

11.Vastgoed Svena verwerkt geen gegevens die uw ras of etnische afkomst onthullen, of politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, lidmaatschap van een vakbond, gezondheids- of levensgegevens of seksuele gerichtheid, genetische gegevens of biometrische gegevens.

IV. Voor welke doeleinden verwerkt Vastgoed Svena uw persoonsgegevens ?

12. Vastgoed Svena verzamelt en verwerkt uw persoonsgegevens enkel en alleen voor de hieronder beschreven doeleinden. Vastgoed Svena zorgt ervoor dat alleen de benodigde en relevante gegevens voor een bepaald doel worden verwerkt.

In het algemeen verwerkt Vastgoed Svena uw gegevens in de door de wet toegestane situaties, meer bepaald:

Om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen van Vastgoed Svena (12.1).
Om een contract te kunnen sluiten en dit contract uit te voeren (12.2).
Voor de verwezenlijking van het gerechtvaardigd belang van Vastgoed Svena zoals het uitsturen van gepersonaliseerde communicatie of enige andere vorm van direct marketing binnen Vastgoed Svena naar u, met inachtneming van een billijke afweging tussen deze belangen en uw rechten en vrijheden (12.3).
In specifieke gevallen, mits uw toestemming, als gevolg van een specifiek en ondubbelzinnig verzoek, voorafgegaan door duidelijke en begrijpelijke informatie, die u op elk moment in overeenstemming met de wet kunt terugtrekken (12.4).

12.1. Wettelijke verplichtingen

Vastgoed Svena dient zich te houden aan wetgeving die haar in specifieke omstandigheden oplegt om uw gegevens te verwerken in het kader van haar activiteiten. Deze verplichtingen kunnen inhouden dat Vastgoed Svena samenwerkt met de bevoegde autoriteiten en/of derden, en eventueel bepaalde van uw gegevens aan hen overmaakt.

Deze verplichtingen vallen onder meer binnen de volgende domeinen:

De verplichting om bij te dragen aan het voorkomen van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme.
De verplichting die aan een syndicus worden opgelegd aangaande het beheer van mede-eigendommen.
De verplichting om te reageren op een formeel verzoek van Belgische belasting- en gerechtelijke autoriteiten.
De lijst van wettelijke verplichtingen waarvoor Vastgoed Svena uw gegevens moet verwerken, is niet exhaustief en is onderhevig aan veranderingen.

12.2. Contractuele relaties tussen Vastgoed Svena en u als klant

Alvorens contracten te sluiten dient Vastgoed Svena soms bepaalde gegevens te verkrijgen en te verwerken, met name om onder andere:

Te reageren op uw verzoek.
Uw bemiddelingsopdracht te vervullen.
U bij te staan bij het verstrekken van informatie en bij de sluiting van het contract.
Een verzoek op te volgen, de geschiktheid te evalueren en de risico’s met betrekking tot een mogelijk contract in te schatten.
De voorwaarden te bepalen en waarborgen tegen welke voorwaarden het contract wordt afgesloten.

In het kader van lopende contracten of het beheer van contracten dient Vastgoed Svena een aantal gegevens te verwerken, in het bijzonder om te voldoen aan administratieve en boekhoudkundige verplichtingen.

In dit kader kunnen uw gegevens intern binnen Vastgoed Svena worden verzonden naar diverse afdelingen, waaronder aan diegene die niet rechtstreeks verantwoordelijk zijn voor de relatie met u of de uitvoering van een bepaald contract.

Meer bepaald verwerkt Vastgoed Svena uw gegevens bij de uitvoering van contracten als volgt:

Beheer van lopende contracten / bestelde diensten.
Centraal management en algemeen beeld van de klanten.
Het beheer van uw vastgoed.
Het beheer van de mede-eigendom waarin u mede-eigenaar bent.

Vastgoed Svena kan uw gegevens voor bijkomende doeleinden verwerken in het kader van de relatie met u en de uitvoering van contracten.

12.3. Gerechtvaardigde belangen van Vastgoed Svena

Vastgoed Svena verwerkt uw gegevens ook voor de verwezenlijking van haar gerechtvaardigde belangen. Hierbij streeft Vastgoed Svena ernaar om een billijke balans te vinden tussen de noodzaak om gegevens te verwerken en respect voor uw rechten en vrijheden, met inbegrip van de bescherming van de privacy.

Persoonsgegevens worden onder andere verwerkt voor:

Het personaliseren van de diensten van Vastgoed Svena.
Het voorbereiden van studies en statistieken, waarbij gebruik wordt gemaakt van anonimisering en pseudonimisering van de gegevens.
Het bewaren van bewijsmateriaal (archieven), voor de in artikel VI vermelde retentieperiode.
De opleiding van ons personeel door middel van het gebruik van praktijkvoorbeelden ter illustratie, met inbegrip van het opnemen van bepaalde telefoongesprekken.
Toezicht op de activiteiten van Vastgoed Svena, met inbegrip van de omvang van de omzet, het aantal afspraken in onze kantoren, het aantal oproepen en bezoeken aan de website van Vastgoed Svena, de aard van de gestelde vragen van klanten etc.
De verbetering van de kwaliteit van de aan u verleende dienst door:

Evaluatie en verbetering van processen, met inbegrip van campagnes, simulaties en verkoop, door middel van verschillende middelen zoals statistische analyse, tevredenheidsonderzoeken en diverse andere zoekmethodes.
Verbetering van bestaande (of in ontwikkeling zijnde) producten van Vastgoed Svena, op basis van enquêtes bij klanten van Vastgoed Svena, statistieken, tests en feedback van klanten via sociale netwerken (Twitter, facebook) gekoppeld aan Vastgoed Svena.

Het gebruik van cookies om het gebruiksgemak van de bezoekers van haar website te verbeteren. Meer informatie over de werking van cookies en de mogelijkheden om het gebruik van cookies te beperken en ze te verwijderen, vindt u onder artikel XI: Cookies.
De vaststelling, uitoefening, verdediging en het behoud van de rechten van Vastgoed Svena of alle personen die zij vertegenwoordigt, bijvoorbeeld voor invorderingsprocedures of geschillen.

12.4. Specifiek gerechtvaardigd belang van Vastgoed Svena: direct marketing doeleinde

Vastgoed Svena voert een klantensegmentatie uit – in het bijzonder naargelang uw behoeften – om u bijvoorbeeld geschikte panden en/of diensten aan te bieden die overeenstemmen met uw professionele en persoonlijke situatie. Daartoe kan Vastgoed Svena onder meer:

De diensten die u reeds gebruikt en uw sociodemografische gegevens beoordelen (leeftijd, familiale samenstelling, inkomsten enz.).
Uw gedrag analyseren via verschillende kanalen (bezoeken/meetings, e-mails, bezoek aan de website, berichten via onze website), uw voorkeuren afleiden en hierdoor de informatie en de internetpagina’s die u hebt bezocht personaliseren.
De advertenties op de webpagina’s aanpassen zodat ze voldoen aan de interesse die u heeft aangetoond via uw gedrag op onze website, sociale netwerken, in een kantoor of elders (bvb. bij gebeurtenissen waar Vastgoed Svena aanwezig was).
Het invullen van formulieren vereenvoudigen door bepaalde velden al in te vullen met reeds bekende gegevens en u te vragen de nauwkeurigheid van deze gegevens te verifiëren en indien nodig bij te werken.
De sleutelmomenten beoordelen waarvoor bepaalde diensten u het beste zouden uitkomen.
U gepersonaliseerde advertenties versturen per post, of telefoon.

Vastgoed Svena analyseert ook de resultaten van haar marketing- en campagneactiviteiten om de effectiviteit van deze activiteiten te meten en om u relevante oplossingen aan te bieden.

12.5. Uw toestemming voor het verzenden van elektronische communicatie

Vastgoed Svena kan uw persoonlijke elektronische contactgegevens (namelijk uw mobiele telefoonnummer en e-mailadres) verwerken om u persoonlijke informatie, advertenties of voorstellen toe te sturen via directe marketing of nieuwsbrieven. In dit geval vraagt Vastgoed Svena eerst uw specifieke toestemming. Door deze privacy en cookie policy te aanvaarden, geeft u uw toestemming voor het verwerken van uw persoonsgegevens voor elektronische direct marketing doeleinden én het versturen van elektronische reclame.

12.6. Categorieën en verwerkingsdoelen opgelijst

Hier volgt een niet-exhaustief doch gedetailleerd overzicht van de verschillende verwerkingen en de respectievelijke doeleinden.

1/ Identiteitsgegevens van de klant / opdrachtgever (verkoper of verhuurder)/ kandidaat - koper / huurder, beleggers

Verwerkingsdoel: Met het oog op de uitvoering van de overeenkomst of het onderhouden van het klantenbestand. De persoonsgegevens worden onder andere voor de volgende doeleinden gebruikt:

Het versturen van de nieuwsbrief, indien de klant daarvoor zijn toestemming heeft gegeven via de website of via e-mail.
Het versturen via e-mail van de gedownloade documenten op de website, alsook een overzicht ervan.
Het versturen van een bevestigingsmail voor de goede ontvangst van een bepaalde aanvraag (zoals een info-aanvraag van een pand, project, bezoekaanvraag verhuur…)
Het versturen van een e-mail met bijlage waarbij de volledige rondleiding van een pand mogelijk wordt gemaakt
Het versturen van hou-mij-op-de-hoogte e-mails
Versturen van gepersonaliseerde emails
Tell a friend doeleinden

Indien toestemming is gegeven betreffende direct marketing kunnen de persoonsgegevens ook gebruikt worden om u per e-mail informatie te geven over Vastgoed Svena haar aanbiedingen.

Daarnaast kunnen naam en adresgegevens gebruikt worden om u per post informatie over Vastgoed Svena haar aanbiedingen toe te sturen.

2/ Gegevens over het onroerend goed van de klant / opdrachtgever (verkoper of verhuurder)